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BeDesk permet non seulement d'éditer facilement vos documents, mais aussi d'assurer le suivi de ceux-ci. Pour cela, il est indispensable de pouvoir controler les états des documents.
La vue "Etats" est directement accessible en bas de la vue "Synthèse" de tous vos documents.
Vous y retrouvez les informations suivantes:
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Echéance & Condition particulière : Dans ce volet, vous pouvez personnaliser la formule expliquant l'échéance de paiement d'une facture et indiquer le nombre de jours avant que le paiement soit considéré comme tardif. Dans la formule, vous pouvez utiliser les champs de fusion {ECHEANCEDAYS} et {ECHEANCEDATE} qui seront respectivement remplacés par le nombre de jour et la date d'échéance lors de l'impression du document.
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La case "Pour Acquit" : Cette case indique si la facture est acquittée ou non (factures et notes de crédit). Notez que la mention "Pour acquit" sera indiquée sur la facture lors de l'impression.
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La case "Payé" : Cette case indique si la facture est payée (factures). A ne pas confondre avec la case "Pour acquit", cette case indique seulement si le document est payé ou non (même si lors de sa création, il n'était pas encore acquitté). C'est cette case qu'il faut coché lorsque vous recevez un paiement. Lorsque cette case est cochée, BeDesk considère que le document est réglé, le suivi du paiement s'arrête.
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La case "Imprimé" : Cette case indique si le document a été imprimé. Certaines fonctions ne peuvent plus être utilisées lorsqu'un document a été imprimé (pour des raisons légales).
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La case "Annulé" : Indique que le document a été annulé (Devis, Bons de commande et de livraison).
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La case "Classé" : Indique que le document est classé (ou clôturé) (Devis, Bons de commande et de livraison).
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La case "Remboursé" : Indique si le montant est remboursé (Note de crédit).
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La case "Ce document est utilisé comme modèle" : Cette case indique que le document fait partie de la liste des modèles dont le contenu peut être directement utiliser pour créer d'autres documents.
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Alias : Si vous souhaitez personnaliser l'intitulé du document dans la liste des modèles, introduisez ici votre description.
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Dossier : Ici apparaît le numéro du dossier auquel appartient le document. Si vous cliquez sur le numéro de dossier, BeDesk vous propose automatiquement la liste de tous les documents du dossier.
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Gestion avancée des paiements : Il s'agit d'un autre moyen pour introduire et gérer des acomptes ou des paiements fractionnés.
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Lorsque des documents n'ont pas été imprimés, l'icône "A Imprimer" de la barre d'outils horizontale en haut de la fenêtre de BeDesk est active.
Si vous cliquez dessus, la liste des documents non imprimés apparaît. Il suffit d'en sélectionner un, puis de cliquer sur l'icône "Imprimer" pour lancer son impression. Si vous souhaitez imprimer tous les documents d'un coup, cliquez sur "Imprimer tous" dans la liste des documents à imprimer.
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Le suivi des retards suit le même principe que le suivi de l'impression.
Si par exemple une facture est en retard de paiement, l'icône "En Retard" de la barre d'outils horizontale est automatiquement activé.
Si vous cliquez dessus, vous obtenez la liste des documents en retard. Les documents en retard répondent aux conditions suivantes:
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Une facture en retard de paiement : La case "Payé" n'est pas cochée et la date d'échéance est dépassée.
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Un devis ou un bon de commande non classé : La date d'échéance du document est dépassée et le document n'est pas classé (ou clôturé).
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Un bon de livraison non classé : La date d'échéance est arrivée, mais le bon de livraison n'est pas clôturé. BeDesk vous indique qu'il y a un retard de livraison.
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Lorsque qu'une facture est en retard de paiement ou qu'un devis a été laissé sans suite au delà le la date d'échéance, un nouvel icône apparaît automatiquement dans la barre d'icônes verticale. Il s'agit de l'icône "Rappel" ou "Relance" (suivant le type de document).
Si vous cliquez sur cet icône, vous lancez l'impression d'une lettre de rappel pour la facture ou une lettre de relance pour le devis sans suite. Le modèle de lettre utilisé peut être personnalisé juste avant l'impression ou dans les options du programme.
La lettre de relance est toujours accompagnée d'une copie du document en retard. Le courrier peut être imprimé ou directement envoyé par email.
Si un client cumule plusieurs factures de retard ou qu'il est question d'acomptes ou de tranches de paiements, vous pouvez utilisez la fonction "Compte client" à partir de la fiche du client. Pour sélectionner la fiche du client, il suffit de cliquer sur "Plus d'infos" dans le volet "Client" du document.
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