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Généralement, la création d'un nouveau document peut être réalisée en utilisant la fonction "Créer un nouveau document" dans la barre d'icône verticale de la vue "Clients"...
En utilisant cette fonction, vous créez un nouveau document (devis, facture, bon de commande, etc... Selon votre choix). Vous créez dans le même temps un nouveau dossier (qui regroupera automatiquement tous les documents obtenus par transformations - Exemple : une facture obtenue par la transformation d'un devis, portera le même numéro de dossier que le devis bien que son numéro de série en tant que facture lui soit propre).
Si vous souhaitez créer un nouveau document à partir de la transformation d'un autre, vous pouvez donc utiliser la fonction "Transformer dans un autre type" de la barre d'icônes verticale de la vue "Documents".
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Pour ajouter ou modifier des articles sur un document, vous devez entrer en mode d'édition des articles du document. Pour cela, vous pouvez cliquer sur le sélecteur de vue qui correspond au mode TVA des articles que vous souhaitez éditer ou, plus simplement, en cliquant sur les boutons "Editer les articles" ou ajouter une TVA" du volet "Récapitulatif des montants"...
Pour obtenir plus d'informations sur la gestion des documents, voyez la rubrique "Gestion des documents"...
Les vues d'édition des articles sur les documents sont conçues pour donner rapidement un aperçu concis du contenu du document et permettre une édition très rapide.
Toutes les colonnes sont toujours présentées. Si vous ne souhaitez pas introduire d'information dans une colonne ou même une ligne, vous êtes totalement libre.
Les colonnes sont les suivantes:
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Date : Permet d'indiquer la date d'un service par exemple.
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Ref : Il s'agit de la colonne "référence". Dans cette colonne, vous pouvez introduire le code de référence d'un article. Ce code sera validé par le gestionnaire d'articles et les colonnes "Description" et "Prix" seront automatiquement complétées.
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Description : Vous pouvez indiquer la désignation de l'article ou du service.
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Prix : Il s'agit du prix unitaire de l'article. Si la case "Les montants sont introduits TTC" du volet "Récapitulatif des montants" est cochée, le prix unitaire s'entend TVA comprise. Si la case n'est pas cochée, les prix sont introduit hors TVA.
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Quantité : Il s'agit effectivement de la quantité. (Notez que même lorsque qu'un service est réalisé pour un prix forfaitaire, il est légalement obligatoire d'indiquer une quantité - Dans ce cas, la quantité sera 1 puisqu'une fois le prix unitaire équivaut au prix unitaire).
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Remise : Dans cette colonne, vous pouvez indiquer la valeur de remise appliqué à l'article. Notez que si vous souhaitez réaliser une remise en %, vous devez indiquer le sigle "%" après la valeur. En effet, "10,00" équivaut à une remise de 10,00 euros, quelque soit le montant de l'article, alors que "10,00%" correspond à une remise de 10% sur le montant de l'article.
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Montant : Cette colonne correspond au montant total de l'article. Ceci correspond au calcul suivant : (Prix x Quantité) - Remise. Cette colonne n'est donc pas éditable.
Notez que toutes vos saisies doivent être validées soit par l'appui de la touche "Entrée" ou à l'aide de la touche de tabulation (qui permet notamment le passage à la cellule suivante).
Toute autre frappe sur le clavier ou un simple double-clic de la souris permet d'entrer en mode d'édition. Notez également que l'édition des désignations autorise l'utilisation de styles et du copier/coller.
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Tous les articles d'une même vue se voient attribués le même mode TVA. De cette façon, vous n'êtes pas obligé de saisir le mode TVA pour chaque article.
Vous devez toutefois sélectionner le mode TVA a appliquer aux articles.
Par défaut, le mode TVA présélectionné dans la fiche du client est déjà établi pour le premier volet d'articles. Si vous souhaitez utiliser un autre mode TVA, par exemple, lors qu'il faut appliquer un mode spécial, il suffit de cliquer sur le sélecteur de TVA.
Si vous souhaitez ajouter des articles avec un autre mode TVA que celui qui est sélectionné, vous pouvez cliquer sur le sélecteur de vue intitulé "Ajout d'articles avec une autre TVA" (situé au dessus de la grille d'édition) ou revenir sur la vue "Synthèse" du document et utiliser la fonction "Ajouter une TVA" du volet "Récapitulatif des montants".
Si un autre volet utilise déjà un mode TVA, celui-ci ne peut plus être sélectionné. Pour ajouter des articles dans ce mode TVA, il suffit de cliquer sur le bon mode TVA dans le sélecteur de vues placé au dessus de la grille d'édition des articles.
Lorsque vous ajoutez un nouveau mode TVA, aucune sélection n'est pré-établie dans le sélecteur de TVA. Pour pouvoir ajouter les articles, vous devez d'abord sélectionner un mode TVA.
Notez que vous pouvez personnaliser la description du mode TVA lorsque vous appliquez le mode "Exonération".
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Le bouton de remise générale...
Il est possible d'appliquer une remise sur un ou plusieurs articles dans la grille d'édition des articles.
Toutefois, il peut aussi s'avérer utile d'appliquer une remise générale sur tous les articles d'un même volet. Pour cela, il suffit d'introduire la valeur de remise dans la case "Remise" placée au dessus du montant total hors TVA.
Si vous introduisez la valeur "10,00%", vous effectuez une remise de 10,00% sur le total des articles de la grille. Si vous indiquez "10,00", vous effectuez une remise de 10 euros.
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Lorsque vous êtes en mode d'édition des articles sur le document, la barre d'icône verticale change. Elle comporte dorénavant les icônes "Enregistrer" et "Abandonner"...
Si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au document, vous devrez cliquer sur "Enregistrer". Si vous ne souhaitez pas reporter vos modifications dans le fichier, cliquez sur "Abandonner".
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A droite de la grille de détails, vous pouvez voir la barre de fonctions de droite. Il s'agit d'un onglet constitué de petits icônes symbolisants des commandes d'édition. Les fonctions sont généralement appliquées à l'article sélectionné dans la grille.
Les fonctions disponibles sont les suivantes:
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Permuter vers le haut : Permet de faire monter l'article sélectionné d'une ligne.
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Permuter vers le bas : Idem mais vers le bas.
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Insérer une ligne vide : Si vous souhaitez insérer une ligne vide à hauteur de la sélection, cliquez sur cette fonction.
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Supprimer la ligne (si elle est vide) : Supprime la ligne sélectionnée si elle est vide (sécurité contre la suppression intempestive).
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Insérer un article : Utilisez cette fonction pour insérer un article à partir de la liste des articles du gestionnaire d'articles.
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Edition avancée : Utilisez l'éditeur avancé pour saisir des descriptions sur plusieurs lignes et profiter d'une plus grande ergonomie lors de la saisie.
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Coller : Coller un article préalablement copié ou coupé.
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Copier : Copier l'article sélectionné dans la presse-papier.
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Couper : Couper l'article sélectionné et placer une copie dans la presse-papier. Contrairement à la fonction "Supprimer", l'article est coupé même si la ligne n'est pas vide.
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Dans la grille d'édition rapide du document, vous disposez d'une vue concise et réduite de façon à présenter rapidement le maximum d'articles.
Lorsqu'il est nécessaire d'introduire une description sur plusieurs lignes, la vue rapide atteint ses limites. Ainsi, bien qu'il soit possible d'introduire des descriptions longue (voir même avec des passages à la ligne), BeDesk vous permet de passer en mode d'édition avancée. Ce mode d'édition ne vous permet pas de voir le plus possible d'articles sur votre document, mais bien de vous focaliser sur un article en particulier. De cette façon, vous pouvez plus facilement éditer celui-ci et notamment introduire une description d'une longueur quelconque (une ligne, plusieurs lignes, voir même plusieurs pages).
Dans la fenêtre d'édition avancée, vous retrouvez les éléments de la grille (Date, Ref, Descrition, etc...). Vous trouverez cependant des outils supplémentaires:
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Rechercher Ref : Cette fonction permet de retrouver facilement tous les articles de la même famille que la référence actuelle. Imaginons que vous ayez déjà saisi l'article "ABC005", si vous cliquez sur "Rechercher Ref", BeDesk vous proposera automatiquement toutes les références qui commence par "ABC" donc tous les articles dont la référence est du type "ABCxxx".
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Tous les articles : Cette fonction permet de rechercher une référence parmi tous les articles.
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Le menu de champs de fusion : Ce menu vous donne rapidement accès à la liste des champs de fusion prêts à être inséré dans votre description.
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La valeur "Prix x Quantité" : Sous la quantité, vous pouvez voir le résultat du calcul "Prix x Quantité" sans remise.
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La valeur de "Remise" : Si vous indiquez une remise en % (en indiquant le sigle "%" après le montant de remise - Exemple : "10,00" correspond à une remise de 10 euros, alors que "10,00%" correspond à une remise de 10%), c'est ici que vous pourrez voir la valeur du montant fixe de la remise effectivement appliqué.
Pour valider votre saisie, vous devez cliquer sur "Valider".
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Il peut parfois être utile d'ajouter certaines informations dans la description d'un article. Ces informations peuvent dépendre directement d'une valeur évaluée lors de la composition du document.
Par exemple, imaginons que vous deviez indiquer le prix de l'article en toutes lettres (pour une administration, par exemple). Il suffit de placer votre curseur d'édition au bon endroit dans la description, puis de cliquer sur le menu de champs de fusion et de sélectionner l'entrée "En toutes lettres" / "Prix"...
Un champ de fusion apparaît automatiquement dans la description. Lors de l'impression du document, ce champ de fusion sera automatiquement remplacé par le prix de l'article en toutes lettres. Par exemple, si l'article coûte 10,50 euros, le champ de fusion sera remplacé par "dix EUR cinquante"...
Il en va de même pour tous les champs de fusion disponible dans le menu.
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