|
La gestion des documents peut être réalisée à partir du panneau "Documents".
Pour accéder au panneau "Documents", il suffit de cliquer sur le bouton de sélection de vue "Documents".
| Retour à la Table des matières |
Cette barre vous indique que vous êtes bien sur le panneau "Documents"... La barre de titre "Document" vous indique le type de document en cours (devis, facture, bon de commande, etc...). Cette barre vous indique également le numéro du document et sa date. Un jeu de couleurs vous aide à reconnaître plus facilement le type de document (bleu pour les factures, vert pour les notes de crédit, etc...).
En outre la barre de titre "Document" dispose de boutons de fonctions très utiles:
 |
Aller au premier document:
Ce bouton permet de vous positionner sur le premier document de votre base de données. |
 |
Aller au document précédent:
Ce bouton permet de vous positionner sur le document précédent. |
 |
Aller au document suivant:
Ce bouton permet de vous positionner sur le document suivant. |
 |
Aller au dernier document:
Ce bouton permet de vous positionner sur le dernier document de votre base de données. |
 |
Rechercher un document :
Trouvez facilement un document en introduisant un mot clé. Il est possible de rechercher les documents sur base de plusieurs critères successifs. |
 |
La liste de tous les documents :
Vous pouvez retrouver facilement vos documents au travers de cette liste ordonnée (du plus récent au plus ancien) sans distinction de type. |
 |
La liste de toutes les factures :
Il s'agit de la liste de toutes vos factures uniquement. |
 |
La liste de tous les devis :
Si vous souhaitez retrouver un devis, utilisez de préférence cette liste. |
 |
La liste de toutes les commandes :
Cette liste permet de retrouver facilement les bons de commande. |
 |
La liste de tous les bons de livraison :
Retrouvez facilement vos bons de livraison en utilisant cette liste. |
| Retour à la Table des matières |
Cette vue permet de visualiser rapidement le récapitulatif du document en cours (coordonnées du client, montants de TVA, totaux, etc...). Cette vue vous donne également accès aux fonctions les plus utiles par rapport au document en cours.
Pour sélectionner la vue "Synthèse", il suffit de cliquer sur l'onglet "Synthèse" situé sous la barre de titre "Document".
La vue "Synthèse" est constituée des éléments principaux suivants:
-
Le volet "Client" : Ce volet vous donne les informations relatives aux client pour lequel le document est adressé.
-
Le volet "Récapitulatif des montants" : Ce volet vous donne les informations relatives aux montants du document. Il s'agit notamment des totaux hors taxes, des montants de TVA, du montant TTC, du total des acomptes reçus, etc...
-
Les volets de fonctions : Ces volets regroupent les fonctions utiles par thème : "Edition", "Rechercher", "Communiquer"...
-
Les vues complémentaires : Ces vues vous donne accès à des paramètres supplémentaires à propos du document. Notamment, on peut citer les états du document, sa planification et les commentaires associés...
| Retour à la Table des matières |
Cette barre comprend toutes les fonctions et commandes les plus importantes:
 |
Imprimer :
Vous imprimer le document en cours. |
 |
Annuler le document en cours :
Cet icône permet d'annuler le document en cours. S'il s'agit d'une facture, une note de crédit de valeur égale est créée pour annuler le montant de celle-ci. |
 |
Transformer le document dans un autre type :
Cet outil permet de transformer le document dans un autre type en un clic. Les transformations possibles dépendent du type du document d'origine (par exemple, un devis peut être transformé en tout autre type de document, mais un bon de livraison ne peut être transformé qu'en facture). Les nouveaux documents produits par transformations récupère le même numéro de dossier que le document original. La constitution de dossier facilite grandement le suivi (devis, commande, livraison et facture dans un même dossier). |
 |
Rappel ou relance :
Lorsque le document en cours accuse un retard, cet outil permet d'imprimer rapidement une lettre de relance prête à l'emploi. La lettre de relance est automatiquement adaptée au type de document (une invitation à payer pour une facture en retard, une relance commerciale pour un devis resté sans suite). Cette fonction prévient également les retards de livraison en produisant uniquement un message d'alarme dans le cas d'un bon de livraison non honoré (une lettre est inutile dans ce cas particulier de retard dans votre propre activité). |
| Retour à la Table des matières |
Les volets de fonctions regroupent les fonctions utiles pour la gestion des documents.
1. Le volet "Edition":
 |
Modifier la date du document :
Comme son nom l'indique, cette fonction permet de personnaliser la date du document. |
 |
Mettre à jour les coordonnées du client sur le document :
Avec cette fonction, vous pouvez modifier les coordonnées du client sur le document par rapport au contenu de sa fiche dans le fichier de clients. Cette fonction ne peut plus être utilisée lorsque le document est imprimé (ceci, bien entendu, pour des raisons légales). |
 |
Copier le document :
Vous pouvez placer l'intégralité du document en cours dans le presse-papier BeDesk Express. Vous pourrez le coller dans un autre document. Attention, les coordonnées du client sur le document ne sont pas prises en compte. |
 |
Coller le document :
Ceci permet de coller le contenu du document dans le presse-papier BeDesk Express dans le document en cours. |
2. Le volet "Rechercher":
|
La liste de tous les documents :
Vous pouvez retrouver facilement vos documents au travers de cette liste ordonnée (du plus récent au plus ancien) sans distinction de type. |
|
La liste de toutes les factures :
Il s'agit de la liste de toutes vos factures uniquement. |
|
La liste de tous les devis :
Si vous souhaitez retrouver un devis, utilisez de préférence cette liste. |
|
La liste de toutes les commandes :
Cette liste permet de retrouver facilement les bons de commande. |
|
La liste de tous les bons de livraison :
Retrouvez facilement vos bons de livraison en utilisant cette liste. |
 |
Liste des modèles :
Liste des documents modèles. |
|
Rechercher un document :
Trouvez facilement un document en introduisant un mot clé. Il est possible de rechercher les documents sur base de plusieurs critères successifs. |
3. Le volet "Communiquer":
 |
Exporter en PDF :
Exporte le document en cours vers un document PDF Acrobat Reader (*Acrobat Reader est un produit Adobe). |
 |
Envoyer par email :
Envoyez directement le document en cours à l'adresse email du client. Le document est d'abord converti au format PDF et est joint automatiquement à un email pour l'envoi. |
| Retour à la Table des matières |
Le volet "Client" vous indique les informations relatives au client pour lequel le document en cours a été constitué.
Lorsque vous créez un nouveau document, les propriétés du client sont automatiquement copiées à partir de la fiche du client dans le fichier de clients. Les informations du client sur le document sont cependant non modifiables afin de conserver l'intégrité de l'historique des documents (Si, par exemple, un client déménage, seuls les nouveaux documents doivent prendre en compte la nouvelle adresse, les anciens documents doivent conserver l'adresse du client au moment de leur création).
Les propriétés du client sur le document reprennent la dénomination de la société, l'adresse et le numéro de TVA (si le client est assujetti).
Si vous souhaitez trouver immédiatement le fiche du client, il suffit de cliquer sur le bouton "Plus d'infos"...
Pour modifier les propriétés du client sur le document, vous pouvez utiliser "Mettre à jour". Remarquez, toutefois, que si le document à déjà été imprimé, vous ne pouvez plus modifier les informations du client sur le document (ceci pour des raisons légales). Si le document n'a pas encore été imprimé, vous pouvez cliquer sur "Mettre à jour". Vous accédez à la même fonction que "Mettre à jour les coordonnées du client sur le document" du volet de fonctions "Edition"...
| Retour à la Table des matières |
Ce volet vous présente le récapitulatif des montants du document en cours.
Imaginons qu'il s'agit d'une facture, vous y trouverez les totaux hors TVA et TVA (regroupés par taux), ainsi que le total TVA comprise. Vous disposez aussi du total d'acomptes reçus et du solde restant à payer.
Pour voir ou éditer des articles soumis à un mode TVA déjà utilisé sur la facture, il suffit de cliquer sur "Editer les articles". Si vous souhaitez ajouter un mode TVA supplémentaire sur la facture, cliquez sur "Ajouter une TVA"...
Notez que les modes spéciaux (exonérations, cocontractant ou intracommunautaire) sont toujours placés sur le tout premier groupe d'articles. Si un mode normal est utilisé par défaut, vous devez introduire les articles à TVA spéciale dans ce groupe et fixer le mode TVA sur le mode qui convient. Ensuite, vous ajouterez vos articles avec un mode TVA normal en cliquant préalablement sur "Ajouter une autre TVA"...
Pour ajouter un acompte, cliquez sur "Editer les acomptes"...
Si vous souhaitez introduire vos articles en indiquant les montants TTC plutôt que les montants hors TVA, cochez la case "Les montants sont introduits TTC".
| Retour à la Table des matières |
Avec BeDesk, il est très facile de retrouver un document. Il suffit d'utiliser les fonctions du volet "Rechercher".
Par exemple, si vous connaissez le numéro du document, utilisez la liste ordonnée des documents. Si vous ne disposez que d'une information quelconque, utiliser la fonction "Rechercher un document".
La fonction "Rechercher un document" vous permet d'introduire un mot clé ou un fragment de mot qui vous permettra de retrouver le document dans une liste. Il s'agit du système de recherche le plus simple à utiliser qui puisse être mis en oeuvre rapidement.
Si plusieurs choix sont possibles, BeDesk vous propose une liste de sélection. Si vous le souhaitez, vous pouvez élaguer cette liste de résultats en affinant votre recherche en relançant une nouvelle recherche sur un autre mot clé.
| Retour à la Table des matières | |
