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La gestion des clients peut être réalisée à partir du panneau "Clients".
Pour accéder au panneau "Clients", il suffit de cliquer sur le bouton de sélection de vue "Clients".
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Cette barre vous indique que vous êtes bien sur le panneau "Client"... La barre de titre "Client" dispose de boutons de fonctions très utiles:
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La liste alphabétique des clients : Pour retrouver facilement vos clients selon l'ordre alphabétique des dénominations.
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La liste ordonnées des clients : Vous pouvez retrouver facilement vos clients au travers d'une liste ordonnée (du plus récent au plus ancien) selon les numéros des clients.
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Recherche de clients : Vous chercher un client selon un mot clé (ou un fragment de mot) présent dans sa fiche signalétique (toutes les rubriques sont prise en compte, même la zone mémo).
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Modifier la fiche du client en cours : Pour entrer en mode édition de la fiche client actuelle et ouvrir la boîte d'édition du client en cours.
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C'est dans la fiche du client que sont répertoriées toutes les informations du client en cours. Pour modifier les paramètres du client, il suffit de cliquer dans une des zones de saisie. La boîte d'édition du client s'ouvre automatiquement. Si vous cliquez sur le bouton d'adresse email, vous injecté l'adresse email du client dans le presse-papier. Cela est pratique pour pouvoir la "coller" facilement dans la zone de saisie adéquate d'un logiciel de courrier ou tout autre formulaire.
Si l'adresse de livraison du client est différente de l'adresse principale, vous pouvez voir cette adresse en sélectionnant "Adresse de livraison".
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Cette barre comprend toutes les fonctions et commandes les plus importantes:
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Nouveau client : Permet de créer une nouvelle fiche de client.
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Imprimer : Vous imprimer la fiche du client en cours.
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Créer un nouveau document : Cet icône permet d'ajouter un nouveau document pour le client en cours. Il peut s'agir d'un devis, une facture, un bon de commande ou un bon de livraison.
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Courrier : Cet outil permet de rédiger rapidement une lettre ou un message pour le client en cours.
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Compte client : Lorsque le client en cours accuse un retard de paiement, cet outil permet d'imprimer facilement un extrait de compte client. Cet extrait est un récapitulatif des montants payés et de ceux restant à payer. Le tout intégré à une lettre d'invitation à payer.
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Les volets de fonctions regroupent les fonctions utiles pour la gestion des clients.
1. Le volet "Edition":
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Modifier la fiche du client : Comme son nom l'indique, cette fonction ouvre l'éditeur de fiche client et permet de ce fait de modifier les paramètres du client en cours.
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Copier le client : Avec cette fonction, vous pouvez placer la fiche du client en cours dans le presse-papier BeDesk Express. Lorsque l'éditeur de fiche de client est ouverte, il est possible de "coller" la copie de la fiche client placée dans le presse-papier BeDesk Express.
2. Le volet "Rechercher":
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Liste ordonnée des clients : Recherchez un client en affichant la liste des clients triés selon l'ordre inverse de leurs numéros de série.
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Liste alphabétique des clients : Recherchez un client en affichant la liste alphabétique des clients triés selon l'ordre alphabétique de leurs dénominations.
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Rechercher un client : Recherchez un client sur base d'un mot clé (ou d'un fragment de mot). Tous les champs de la fiche du client sont pris en compte pour effectuer cette recherche.
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Liste des documents du client : Liste de tous les documents réalisés pour le client en cours. Les documents sont triés du plus récent au plus ancien.
3. Le volet "Gérer":
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Pour votre facilité, vous pouvez créer un nouveau client en cliquant sur l'icône "Nouveau client" de la barre d'icônes verticale du panneau "Clients"... Si vous souhaitez modifier les coordonnées d'un client déjà enregistré, il suffit de cliquer sur l'une des zones de saisie de la fiche client ou utiliser la fonction "Modifier la fiche du client" du volet des fonctions "Edition"...
La boîte d'édition du client permet d'enregistrer les coordonnées du client, son adresse principale, éventuellement, son adresse de livraison, un "parrain" ou un commissionnaire et un champ d'édition libre pour y indiquer toutes les informations complémentaires que vous jugerez bon d'ajouter.
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Vous pouvez introduire toutes les propriétés importantes de votre client:
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Dénomination : Ceci correspond au nom de la société ou de votre client. Vous pouvez, par exemple, adopter la forme "[Société] [forme juridique] ([Nom Prénom du responsable])"... Ainsi la société anonyme TEST dont le dirigeant est monsieur Arthur disposerait d'une dénomination du genre : "TEST sa (Monsieur Arthur)".
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Adresses : Les adresses du client. Vous pouvez indiquer également une adresse de livraison personnalisée lorsque cette adresse est différente de l'adresse principale.
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Numéro de TVA : Le numéro de TVA du client.
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Mode TVA par défaut : Pour votre facilité, BeDesk garde en mémoire le mode TVA préférentiel du client. Lorsque vous créez un nouveau document pour ce client, ce mode sera configuré automatiquement.
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Numéros de téléphone et de fax : Vous disposez de deux emplacements pour indiquer les numéros de téléphone ainsi que d'un emplacement pour indiquer son numéro de fax.
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Email : Vous pouvez indiquer l'adresse email de votre client. Cette adresse email sera utilisée pour les envois de documents (factures, devis, etc...) ou de relances (relances d'offres, rappel de paiements).
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Contact : A toutes fins utiles, vous pouvez indiquer le nom du contact dans la société. Cette information sera automatiquement ajoutée à l'adresse postale lors de l'impression de document.
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Client Parrain : Si vous souhaitez mettre en place un système de parrainage, vous pouvez ici faire le lien
entre ce client et son parrain. Vous disposez également de rapport vous permettant de gérer vos parrainages (et notamment calculer les commissions).
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Mémo : C'est ici que vous pouvez indiquer toutes les autres informations utiles sur le client. Vous pouvez
y éditer librement vos commentaires. La fonction de recherche des clients sur mots clés, cherche également dans cette zone. Elle est donc très utile.
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Avec BeDesk, il est très facile de retrouver un client. Il suffit d'utiliser les fonctions du volet "Rechercher".
Par exemple, si vous connaissez le numéro du client, utilisez la liste ordonnée des clients. Si vous ne disposez que d'une information quelconque, utiliser la fonction "Rechercher un client".
La fonction "Rechercher un client" vous permet d'introduire un mot clé ou un fragment de mot qui vous permettra de retrouver le client dans une liste. Il s'agit du système de recherche le plus simple à utiliser qui puisse être mis en oeuvre rapidement.
Si plusieurs choix sont possibles, BeDesk vous propose une liste de sélection. Si vous le souhaitez, vous pouvez élaguer cette liste de résultats en affinant votre recherche en relançant une nouvelle recherche sur un autre mot clé.
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