BeDesk vous permet de gérer facilement et rapidement vos articles à références et votre stock. Pour accéder au gestionnaire d'articles et du stock, cliquez "Articles et Stock" dans le sélecteur de vue principale...
BeDesk vous simplifie grandement l'utilisation d'articles à référence et la gestion de votre stock...
Une vue simple et facile à utiliser vous permet d'introduire vos articles et de suivre l'état de votre stock.
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La table des articles
Le panneau "Articles personnels et stock" est composé principalement de la table des articles. Cette table vous présente les informations suivantes:
- Ref : Il s'agit de la référence de l'article.
- Description : Indiquez ici la désignation de l'article.
- Prix : Il s'agit du prix de vente de l'article.
- Prix Achat : Le prix d'achat de vos articles permet d'évaluer la valeur comptable de votre stock.
- Inventaire : Correspond à l'inventaire des articles en stock (donc du nombre d'unité disponible dans votre stock).
- Stock Min : Jusqu'où votre inventaire peut-il descendre avant que le logiciel vous informe d'un risque de rupture ou vous invite à approvisionner le stock. Notez que si vous introduisez une valeur négative, le gestionnaire de stock ne vous informe plus des ruptures potentielles (ceci est intéressant pour encoder également les services).
- Manque : Il s'agit tout simplement du nombre d'unités qu'il faut commander pour atteindre le niveau minimum prévu en stock (cette colonne n'est pas éditable, elle correspond au calcul : Inventaire - Stock Min).
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Les principales fonctions liées à la gestion des articles sont placées dans la barre d'icônes de gauche.
Vous pouvez y trouver les fonctions suivantes:
- Approvisionner le stock : Comme son nom l'indique, cette fonction permet d'ajouter des unités à l'article sélectionné dans la table. Par exemple, si vous venez de recevoir 10 unités d'un article, il suffit de le sélectionner dans la table, de cliquer sur "Approvisionner" et d'indiquer 10. Lorsque vous aurez validé votre saisie, 10 unités auront été ajoutées à l'inventaire de l'article.
- Rechercher un article : Si la liste des articles est plus importante, vous pouvez trouver facilement vos articles en utilisant cette fonction. Il suffit d'introduire un mot clé ou une référence pour obtenir une liste de propositions ou directement sélectionner l'article cherché dans la table.
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Il peut rapidement s'avérer utile de pouvoir trier la table des articles selon des ordres divers. Par exemple, sur la référence, sur la description ou sur la colonne "Manque"...
Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Trier les articles" et de sélectionner le mode de tri.
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A droite de la table, vous pouvez voir la barre de fonctions de droite. Il s'agit d'un onglet constitué de petits icônes symbolisants des commandes d'édition. Les fonctions sont généralement appliquées à l'article sélectionné dans la grille.
Les fonctions disponibles sont les suivantes:
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Permuter vers le haut : Permet de faire monter l'article sélectionné d'une ligne.
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Permuter vers le bas : Idem mais vers le bas.
-
Insérer une ligne vide : Si vous souhaitez insérer une ligne vide à hauteur de la sélection, cliquez sur cette fonction.
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Supprimer la ligne (si elle est vide) : Supprime la ligne sélectionnée si elle est vide (sécurité contre la suppression intempestive).
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Edition avancée : Utilisez l'éditeur avancé pour saisir des descriptions sur plusieurs lignes et profiter d'une plus grande ergonomie lors de la saisie.
-
Coller : Coller un article préalablement copié ou coupé.
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Copier : Copier l'article sélectionné dans la presse-papier.
-
Couper : Couper l'article sélectionné et placer une copie dans la presse-papier. Contrairement à la fonction "Supprimer", l'article est coupé même si la ligne n'est pas vide.
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Pour entrer en mode d'édition avancée, il suffit de sélectionner un article dans la table et de cliquer sur la fonction "Edition avancée"...
Le mode d'édition avancée vous permet de vous focaliser sur un article en particulier et non plus sur l'ensemble des articles.
Le volet d'édition avancée vous permet d'éditer les informations déjà accessible dans la table des articles. Vous disposez cependant d'avantages de possibilités:
- Gen.Ref : Si vous cliquez sur ce bouton, BeDesk génère automatiquement une nouvelle référence pour l'article en cours. Cette référence est unique et n'interfère avec aucune autre référence déjà utilisée.
- Gen.Lot : Cette fonction permet de créer et d'attacher un numéro de lot à la référence de l'article.
- Le menu de champs de fusion : Vous pouvez insérer des champs de fusion dans la description de vos articles. Ces champs seront automatiquement remplacés par les valeurs liées au moment de l'impression du document.
- Les valeurs du stock et l'estimation du coût de la commande : Ces informations indicatives sont placées ici pour vous aider dans votre gestion.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur "Valider".
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Remarques sur la constitution des références
BeDesk repère le numéro de référence de l'article et du lot éventuel auquel il appartient dans le format de la référence:
[REFERENCE]-[LOT]
Le numéro de lot est toujours séparé du numéro de référence par un tiret ("-")... La partie situé à gauche du tiret constitue la référence de l'article et la partie située à droite le numéro de lot.
Les numéros de références peuvent être constitué de lettres et de chiffres. Les caractères accentués, de ponctuation et d'espacement ne sont pas recommandés.
Si vous souhaitez constituer des familles d'articles, arrangez-vous pour que le début de la référence soit identique. Par exemple, BDF001 et BDF002 font partie de la même famille, alors que CXZ002 fait partie d'une autre famille.
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La gestion de l'inventaire, des articles à commander, etc... se réalise facilement à partir de l'outil "Rapports".
Voyez la rubrique "Articles à référence"...
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