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Attention, ceci est une solution généralisée à l'attention des utilisateur du support technique gratuit.
Si vous éprouvez des difficultés à résoudre votre problème ou si cette solution ne vous parait pas adaptée dans votre cas particulier, nous vous suggérons de faire appel à notre Service d'assistance personnalisée. Contrairement à ce support gratuit, le support exclusif est seul en mesure d'analyser votre question et d'y apporter rapidement une solution personnalisée.
Pour plus d'informations, voyez la question :
Qu'est-ce que l'Assistance personnalisée réservée aux Clients V.I.P du support technique ?
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Il est évident que BeDesk est un logiciel puissant et pratique.
Toutefois, il peut arriver que certaines manipulations de données soientt plus
aisées à réaliser avec un logiciel mieux adapté pour cela.
Le cas typique constitue une mise à jour d'une liste de prix à
partir d'un fichier fourni par un fournisseur. Il peut aussi arriver que
certains articles subissent régulièrement une indexation de prix ou encore qu'il
soit nécessaire d'établir une analyse sophistiquée à partir de l'état du stock,
etc...
Idéalement, il s'avèrera judicieux de pouvoir transmettre les
données de BeDesk vers un tableur (comme Microsoft Excel, OpenOffice ou tout
autre logiciel de ce type) sous la forme d'une feuille de calculs.
Bien entendu, il sera également nécessaire de pouvoir renvoyer
les données dans BeDesk.
Comment procéder ?...
Nous répondrons par deux procédures étape par étape : une
exportation et une importation. Pour réaliser ces procédures, nous avons utilisé
OpenOffice (une solution libre et gratuite disponible pour tous les systèmes
d'exploitation supportés également par BeDesk). Notez qu'il n'est pas très
difficile de s'inspirer de ces exemples pour les adapter à l'utilisation d'un
autre logiciel.
Exportation de la liste de prix de BeDesk vers une feuille de
calcul de OpenOffice:
1. Utilisez l'outil "Rapports" de BeDesk et sélectionner le
rapport "Articles et Stock" / "Liste de prix". Bien entendu, l'exportation
fonctionne aussi avec les autres rapports. Vous pouvez en sélectionner un autre
selon vos besoins
.
2. Vous obtenez un aperçu du rapport.
3. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul sans fermer le rapport
(pour notre exemple, nous avons choisi OpenOffice).
4. Faites passer la fenêtre du Rapport à l'avant plan et cliquez
sur la fonction "Copier Tout..." située en haut du menu "Exporter" du rapport.
Faites ensuite revenir la feuille de calcul à l'avant plan, sélectionnez la
cellule "A1" dans le tableau et cliquez sur "Coller"...
5. Les données sont automatiquement classées par colonne dans la
feuille de calculs. Vous pouvez ainsi facilement effectuer tous les traitements
qu'il est possible de réaliser avec votre tableur.
Importer les données de la feuille de calcul vers BeDesk:
Pour importer des articles dans BeDesk, vous devez veiller à
l'ordre des colonnes dans votre feuille de calculs : Références, Désignation,
puis le Prix de vente (le prix d'achat peut aussi être inséré dans la colonne
suivante, mais cette information n'est pas obligatoire).
1. Sélectionner la fonction "Enregistrer sous..." et choisissez
le type de fichier "Texte / CSV"... Remarquez que certains tableurs proposent
aussi le type "Texte TXT". Ce type de fichier est similaire au format CSV.
2. Le logiciel vous propose ensuite de déterminer le format
d'exportation des données. Le seul paramètre réellement important dans la
configuration consiste à sélectionner le caractère de tabulation "TAB" comme
séparateur de champs...
3. Validez pour obtenir le fichier d'exportation.
4. Dans BeDesk, sélectionnez la fonction "Importer des articles"
dans le menu "Outils". Suivez la procédure et sélectionnez le fichier que vous
venez de créer avec votre tableur.
5. Après validation du nom du fichier, la liste des filtres de
lecture apparaît. Celle-ci permet de sélectionner le jeu de caractères utilisé
dans le fichier à importer. La solution la plus simple consiste à sélectionner
le filtre "AUTODETECT (Détection automatique)".
6. Après un bref instant de recherche du bon type de codage, un
aperçu du flux d'importation apparaît. Cet aperçu vous permet de vérifier si le
choix du jeu de caractères est correct. Si c'est le cas, il suffit de valider.
Si le type de codage sélectionné n'est pas le bon, certains caractères (plus
particulièrement les caractères accentués) ne sont pas affichés correctement.
7. Après validation, il suffit de suivre la procédure. Par
exemple, le logiciel vous demandera s'il est nécessaire d'importer les en-têtes
des colonnes. Normalement, vous refuserez l'importation de celles-ci. Ensuite,
s'il y a des problèmes (notamment des lignes vides), le logiciel vous informera
des lignes qui seront éventuellement ignorées. A la fin de l'importation, vous
pouvez afficher le panneau "Articles et Stock" pour vérifier l'importation.
Notez que lorsque vous importez des articles, BeDesk cherche si
la référence importée existe déjà dans la base de données. Si c'est le cas, la
désignation et les prix sont mis à jour. Si la référence n'existe pas dans la
base de données, elle est ajoutée.
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