Comment peut-on ajouter des colonnes aux documents ?

Attention, ceci est une solution généralisée à l'attention des utilisateur du support technique gratuit.
Si vous éprouvez des difficultés à résoudre votre problème ou si cette solution ne vous parait pas adaptée dans votre cas particulier, nous vous suggérons de faire appel à notre Service d'assistance personnalisée. Contrairement à ce support gratuit, le support exclusif est seul en mesure d'analyser votre question et d'y apporter rapidement une solution personnalisée.

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Il peut arriver que vous ayez besoin d'ajouter des informations du genre : unité de mesure, temps, couleurs, etc...

Le premier réflexe de l'utilisateur consiste souvent a vouloir ajouter des colonnes pour chacune de ces informations supplémentaires. Ce réflexe est d'autant plus habituel que l'utilisateur a été confronté à ce genre de solution pour ajouter des informations supplémentaires.

Cependant, l'ajout de colonnes ne constitue absolument pas la solution idéale pour régler ce problème. Le fait d'ajouter des colonnes implique forcément une série d'inconvénients non négligeables:

• Ajouter une colonne nécessite d'allouer de l'espace qui devra être pris sur l'espace qu'occupe déjà une autre colonne. Dans le cas d'une facture, la seule colonne qui peut être réduite est la colonne réservée pour la dénomination (la largeur du papier étant fixe). Cela entraîne un inconvénient important : si la colonne désignation est moins large, les retour à la ligne seront plus fréquent et l'espace sur le papier sera nettement moins bien géré.

Exemple:

Supposons que nous ayons les articles suivants...

Si nous créons des colonnes supplémentaires pour y placer l'unité de mesure, le code couleur, le numéro de lot et le choix du carrelage, nous aurons, dans le meilleur des cas, un tableau qui aurait l'aspect suivant...

Remarquez que le contenu des 2 exemples est exactement le même. Toutefois, le deuxième exemple montre clairement les désavantages de la solution qui consiste à ajouter des colonnes: consomation d'espaces plus important, moindre lisibilité, affectation de paramètres à des articles pour lesquels ils n'ont pas lieux d'être (il est, par exemple, inutile de fixer un choix de couleur ou de lot sur le carreleur qui viendra effectuer les travaux - toutefois, l'espace reste réservé pour ces informations inutiles).

La Solution proposée par BeDesk:

Aussi la solution que nous proposons consiste simplement à ajouter des lignes de description dans la désignation (comme c'est le cas dans le premier exemple ci-dessus).

Pour cela, il n'y a rien de plus simple : Il suffit de sélectionner la ligne de la grille d'édition qui correspond à l'article et d'entrer en mode d'édition avancé pour ajouter autant de lignes que nécessaire. Bien entendu, l'édition avancée des articles est disponible aussi bien dans le gestionnaire d'articles que sur les documents.

Pour entrer en mode d'édition avancé, il suffit de cliquer une fois sur la ligne de l'article puis de cliquer sur l'icône de la fonction "Edition Avancée" située dans l'onglet de fonctions à droite des grilles d'articles. L'icône de la fonction est symbolisé par un triangle qui va vers la droite. Vous pouvez aussi en profiter pour découvrir les autres fonction de cet onglet. Celles-ci sont très puissantes et pratiques.

Astuce:

Dans certains cas, il peut être avantageux de créer un article type comprenant les intitulés des informations utiles qu'il suffira de compléter lorsque l'article aura été inséré dans une facture.

Par exemple, l'article type suivant peut être ajouté au gestionnaire d'articles:

Référence: COURSETYPE

Désignation:

Transport des produits.
DEPART:
DESTINATION:
VEHICULE:

Lorsque que l'article aura été inséré dans une facture à l'aide de sa référence, il suffira de personnaliser les informations de la désignation:

Transport des produits.
DEPART: Liège
DESTINATION: Bruxelles
VEHICULE: Camionnette n°125

De cette façon, vous pouvez utiliser la référence type comme modèle personnalisable et gagner un temps précieux sur la saisie des informations.